Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp là gì? Lợi ích và cách lựa chọn đơn vị cung cấp

Ngày nay, việc đặt vé máy bay đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Chỉ với một chiếc điện thoại, nhân viên có thể tự tìm chuyến bay, thanh toán và nhận vé điện tử chỉ trong vài phút.

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều nhân viên thường xuyên đi công tác, việc để từng người tự đặt vé lại có thể phát sinh nhiều vấn đề: khó kiểm soát chi phí, mất thời gian xử lý đổi hoàn, khó tổng hợp hóa đơn và thiếu dữ liệu để quản lý ngân sách công tác.

Đó là lý do dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp ngày càng được nhiều công ty quan tâm.

Vậy dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp là gì? Có gì khác với việc tự đặt vé trực tuyến? Doanh nghiệp được hưởng những lợi ích gì khi sử dụng dịch vụ này?

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp là gì?

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp là giải pháp cung cấp và quản lý vé máy bay được thiết kế riêng cho các công ty, tổ chức có nhu cầu đi công tác thường xuyên.

Thay vì để từng nhân viên tự tìm kiếm và đặt vé, doanh nghiệp có thể làm việc với một đơn vị cung cấp vé máy bay doanh nghiệp để tập trung các hoạt động như:

Tìm kiếm và tư vấn chuyến bay
Đặt vé máy bay
Xuất vé
Đổi ngày, đổi chuyến
Hoàn vé khi cần
Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh
Cung cấp hóa đơn, chứng từ
Đối soát giao dịch
Tổng hợp báo cáo chi phí
Quản lý lịch sử đặt vé

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp khác gì đặt vé trực tuyến?

Đây là câu hỏi rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Nếu một cá nhân đi du lịch, việc tự đặt vé trực tuyến thường khá đơn giản.

Nhưng với doanh nghiệp, nhu cầu phức tạp hơn.

Tiêu chí	Tự đặt vé trực tuyến	Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp
Tìm chuyến bay	Nhân viên tự tìm	Có tư vấn
Đặt vé	Tự thực hiện	Có đơn vị hỗ trợ
Đổi/hoàn	Tự xử lý	Có đầu mối hỗ trợ
Hóa đơn	Tự quản lý	Có thể tập trung
Đối soát	Doanh nghiệp tự làm	Có thể hỗ trợ
Báo cáo	Tự tổng hợp	Có thể cung cấp định kỳ
Quản lý chi phí	Phân tán	Tập trung hơn
Hỗ trợ khi có sự cố	Tự liên hệ	Có đầu mối xử lý
Chính sách doanh nghiệp	Khó kiểm soát	Có thể xây dựng quy trình riêng

Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở khả năng quản lý tập trung.

Những doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp?

Không phải công ty nào cũng cần thuê dịch vụ riêng.

Nếu doanh nghiệp chỉ có vài chuyến công tác mỗi năm, nhân viên hoàn toàn có thể tự đặt vé.

Tuy nhiên, dịch vụ sẽ đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có:

1. Nhân viên thường xuyên đi công tác

Ví dụ các công ty có đội ngũ:

Kinh doanh
Kỹ thuật
Quản lý dự án
Tư vấn
Đào tạo
Chăm sóc khách hàng
Quản lý cấp cao

thường phát sinh nhu cầu di chuyển liên tục.

2. Nhiều phòng ban cùng đi công tác

Khi số lượng người sử dụng vé tăng, việc quản lý bằng nhiều tài khoản và nhiều nền tảng sẽ trở nên phức tạp.

3. Thường xuyên đổi hoặc hoàn vé

Các chuyến công tác có thể thay đổi theo lịch họp, khách hàng hoặc tiến độ dự án.

Khi đó, một đầu mối hỗ trợ sẽ giúp giảm thời gian xử lý.

4. Có nhu cầu kiểm soát ngân sách

Ban lãnh đạo và phòng kế toán có thể cần biết doanh nghiệp đã chi bao nhiêu cho vé máy bay trong từng tháng, quý hoặc năm.

5. Có yêu cầu cao về hóa đơn và chứng từ

Đặc biệt với những doanh nghiệp có quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ chặt chẽ.

8 lợi ích của dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp

1. Tiết kiệm thời gian cho nhân viên

Thay vì mỗi nhân viên phải:

Tìm chuyến
So sánh giá
Kiểm tra điều kiện vé
Đặt vé
Thanh toán
Theo dõi thay đổi

doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu cho một đầu mối chuyên nghiệp.

Nhân viên chỉ cần cung cấp thông tin cần thiết và tập trung vào công việc chính.

2. Dễ kiểm soát chi phí công tác

Khi toàn bộ giao dịch được tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi:

Tổng số vé
Tổng chi phí
Chi phí theo nhân viên
Chi phí theo phòng ban
Chi phí theo tuyến bay
Chi phí đổi/hoàn
Chi phí phát sinh

Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để xây dựng và điều chỉnh ngân sách công tác.

3. Có người hỗ trợ khi cần đổi hoặc hoàn vé

Đây là một trong những lợi ích quan trọng nhất.

Lịch công tác có thể thay đổi bất cứ lúc nào.

Thay vì nhân viên phải tự tìm cách xử lý, doanh nghiệp có thể liên hệ với đầu mối cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ theo điều kiện vé và quy định áp dụng.

4. Hỗ trợ xử lý sự cố nhanh hơn

Các vấn đề như thay đổi lịch bay, hủy chuyến hoặc nhu cầu đổi hành trình có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến công việc.

Một đầu mối hỗ trợ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giảm thời gian tìm kiếm thông tin và xử lý tình huống.

Đặc biệt, điều này có ý nghĩa với những chuyến công tác quan trọng hoặc lịch trình gấp.

5. Quản lý hóa đơn và chứng từ thuận tiện hơn

Thay vì có hàng chục hoặc hàng trăm giao dịch đến từ nhiều nguồn khác nhau, doanh nghiệp có thể tập trung việc mua vé qua một đơn vị.

Điều này có thể giúp bộ phận kế toán thuận tiện hơn trong:

Kiểm tra hóa đơn
Đối soát giao dịch
Theo dõi công nợ
Tổng hợp chi phí
Lưu trữ chứng từ

6. Có báo cáo phục vụ quản trị

Một dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp chuyên nghiệp không chỉ cung cấp vé mà còn có thể cung cấp dữ liệu phục vụ quản lý.

Doanh nghiệp có thể quan tâm đến những thông tin như:

Số lượng vé đã đặt
Tổng chi phí
Tuyến bay phổ biến
Tần suất công tác
Chi phí theo phòng ban
Số lượng vé đổi/hoàn
Các khoản phí phát sinh

Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể về chi phí đi lại của doanh nghiệp.

7. Có thể xây dựng quy trình đặt vé riêng

Mỗi doanh nghiệp có một chính sách công tác khác nhau.

Ví dụ:

Nhân viên phải được quản lý phê duyệt trước khi đặt vé
Chỉ được sử dụng một số hạng vé nhất định
Có giới hạn ngân sách cho từng chuyến
Có quy định riêng đối với cấp quản lý
Có quy trình thanh toán riêng

Đơn vị cung cấp dịch vụ có thể phối hợp để xây dựng quy trình phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

8. Có một đầu mối chịu trách nhiệm

Đây là giá trị mà nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra khi số lượng chuyến bay tăng lên.

Thay vì:

Nhân viên → hãng bay/website/app → kế toán → quản lý

doanh nghiệp có thể đơn giản hóa thành:

Nhân viên → đơn vị cung cấp → doanh nghiệp

Khi có vấn đề, doanh nghiệp biết cần liên hệ với ai.

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp thường bao gồm những gì?

Tùy từng đơn vị, phạm vi dịch vụ có thể khác nhau.

Một gói dịch vụ chuyên nghiệp thường có thể bao gồm:

Tư vấn hành trình

Đề xuất các chuyến bay phù hợp với thời gian và nhu cầu công tác.

Đặt và xuất vé

Tiếp nhận yêu cầu, đặt chỗ và cung cấp thông tin vé cho nhân viên.

Đổi vé

Hỗ trợ thay đổi ngày, giờ hoặc hành trình theo điều kiện của vé.

Hoàn vé

Tư vấn và hỗ trợ quy trình hoàn vé khi chuyến công tác bị hủy.

Hỗ trợ phát sinh

Tiếp nhận và xử lý các vấn đề liên quan đến vé trong quá trình sử dụng.

Hóa đơn và chứng từ

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các chứng từ liên quan đến giao dịch.

Đối soát

Tổng hợp giao dịch giúp doanh nghiệp kiểm tra chi phí.

Báo cáo

Cung cấp dữ liệu theo kỳ hoặc theo nhu cầu quản trị.

Quy trình sử dụng dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp

Một quy trình cơ bản có thể gồm:

Bước 1: Doanh nghiệp gửi yêu cầu

Thông tin có thể bao gồm:

Họ tên hành khách
Điểm đi
Điểm đến
Ngày đi
Ngày về nếu có
Khung giờ mong muốn
Yêu cầu hành lý
Các yêu cầu đặc biệt

Bước 2: Đơn vị cung cấp tư vấn

Dựa trên yêu cầu, đơn vị cung cấp đưa ra các phương án phù hợp.

Bước 3: Doanh nghiệp xác nhận

Người có thẩm quyền của doanh nghiệp xác nhận phương án.

Bước 4: Đặt và xuất vé

Đơn vị cung cấp tiến hành đặt vé và gửi thông tin cho hành khách.

Bước 5: Hỗ trợ sau khi xuất vé

Nếu lịch trình thay đổi, doanh nghiệp liên hệ để được hỗ trợ đổi, hoàn hoặc xử lý vấn đề phát sinh theo điều kiện vé.

Bước 6: Đối soát và báo cáo

Các giao dịch được tổng hợp để phục vụ kế toán và quản trị doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thực sự tiết kiệm khi sử dụng dịch vụ vé máy bay?

Không nên hiểu đơn giản rằng sử dụng dịch vụ thì giá vé lúc nào cũng thấp hơn giá trên website.

Giá vé chỉ là một phần của bài toán.

Doanh nghiệp cần xem xét:

Tổng chi phí = Giá vé + phí phát sinh + chi phí quản lý + thời gian xử lý + chi phí do thay đổi/hoàn vé.

Ví dụ, một vé có giá thấp hơn nhưng không linh hoạt, khi thay đổi lịch công tác lại phát sinh nhiều chi phí.

Trong khi một lựa chọn có mức giá ban đầu cao hơn nhưng phù hợp hơn với lịch trình và chính sách công tác có thể mang lại hiệu quả tốt hơn.

Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá tổng giá trị nhận được, thay vì chỉ nhìn vào giá vé.

7 tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp vé máy bay doanh nghiệp

1. Kinh nghiệm phục vụ khách hàng doanh nghiệp

Nên ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm xử lý các giao dịch B2B và hiểu quy trình của doanh nghiệp.

2. Khả năng hỗ trợ đổi, hoàn

Đây là tiêu chí rất quan trọng vì lịch công tác thường có thể thay đổi.

3. Tốc độ phản hồi

Với những chuyến công tác gấp, tốc độ xử lý có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công việc.

4. Hóa đơn và chứng từ

Cần thống nhất rõ ngay từ đầu về quy trình cung cấp chứng từ.

5. Khả năng báo cáo

Doanh nghiệp nên hỏi rõ có thể cung cấp những loại báo cáo nào và tần suất ra sao.

6. Chính sách thanh toán

Cần thống nhất rõ:

Thanh toán từng giao dịch hay định kỳ
Thời hạn thanh toán
Đối soát
Công nợ nếu có

7. Chất lượng chăm sóc khách hàng

Một đơn vị tốt không chỉ quan tâm đến việc bán vé mà còn phải có khả năng đồng hành khi phát sinh vấn đề.

Những câu hỏi doanh nghiệp nên hỏi trước khi ký hợp tác

Trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp, doanh nghiệp nên hỏi rõ:

1. Đơn vị có chuyên phục vụ khách hàng doanh nghiệp không?

2. Có hỗ trợ ngoài giờ khi cần thiết không?

3. Quy trình đổi và hoàn vé như thế nào?

4. Có hỗ trợ hóa đơn, chứng từ không?

5. Có báo cáo định kỳ không?

6. Có hỗ trợ đối soát công nợ không?

7. Có đầu mối chăm sóc riêng cho doanh nghiệp không?

8. Thời gian phản hồi yêu cầu trung bình là bao lâu?

9. Có thể xây dựng quy trình đặt vé theo chính sách nội bộ không?

10. Các khoản phí dịch vụ được tính như thế nào?

Có phải doanh nghiệp lớn bắt buộc phải dùng dịch vụ vé máy bay?

Không.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự đặt vé nếu số lượng chuyến công tác ít và quy trình nội bộ đơn giản.

Tuy nhiên, khi số lượng chuyến bay tăng, nhiều phòng ban cùng sử dụng và phát sinh nhiều giao dịch đổi/hoàn, việc quản lý tập trung có thể mang lại nhiều lợi ích.

Có thể hình dung đơn giản:

Ít chuyến → Tự đặt có thể phù hợp.

Nhiều chuyến → Cần quy trình.

Nhiều nhân viên + nhiều chuyến + nhiều thay đổi → Cần giải pháp quản lý chuyên nghiệp.

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp phù hợp với ai?

Dịch vụ này có thể phù hợp với:

Doanh nghiệp vừa và lớn
Công ty có nhiều nhân viên kinh doanh
Doanh nghiệp thường xuyên đi công tác
Công ty có nhiều chi nhánh
Doanh nghiệp tổ chức hội nghị, sự kiện
Công ty có chuyên gia thường xuyên di chuyển
Doanh nghiệp có nhu cầu bay quốc tế
Doanh nghiệp muốn kiểm soát ngân sách công tác

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp không đơn thuần là dịch vụ đặt vé.

Đây là một giải pháp giúp doanh nghiệp tổ chức, kiểm soát và quản lý hoạt động đi lại phục vụ công việc một cách thuận tiện hơn.

Giá trị của dịch vụ không chỉ nằm ở việc tìm được một chiếc vé phù hợp, mà còn nằm ở:

Tiết kiệm thời gian – kiểm soát chi phí – quản lý chứng từ – hỗ trợ đổi hoàn – xử lý sự cố – báo cáo – đối soát.

Với doanh nghiệp có tần suất công tác cao, một quy trình đặt vé tập trung có thể giúp giảm đáng kể những công việc lặp lại cho nhân viên và bộ phận kế toán.

Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị cung cấp, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá vé, mà cần đánh giá cả chất lượng dịch vụ và khả năng hỗ trợ trong suốt quá trình công tác.

NET VIETNAM – ĐỒNG HÀNH CÙNG BẠN TRÊN MỌI HÀNH TRÌNH

Mỗi chuyến đi đều cần một kế hoạch phù hợp – từ việc lựa chọn chuyến bay, nơi lưu trú đến chuẩn bị visa và các thủ tục cần thiết. NET VIETNAM cung cấp giải pháp dịch vụ du lịch và công tác toàn diện, giúp khách hàng chủ động hơn trong hành trình và tiết kiệm thời gian xử lý các thủ tục liên quan.

Các dịch vụ NET VIETNAM cung cấp gồm:

✈️ Vé máy bay – Tư vấn và đặt vé phù hợp với lịch trình, nhu cầu di chuyển.
🏨 Khách sạn quốc nội – Đa dạng lựa chọn lưu trú tại các tỉnh, thành trên cả nước.
🌏 Khách sạn quốc tế – Hỗ trợ tìm kiếm và đặt phòng tại nhiều điểm đến trên thế giới.
📱 Sim du lịch – Giải pháp kết nối thuận tiện khi đi công tác, du lịch nước ngoài.
🛂 Visa các nước – Tư vấn hồ sơ và hỗ trợ thủ tục xin visa theo từng quốc gia.
🇻🇳 Thị thực nhập cảnh Việt Nam – Hỗ trợ khách quốc tế hoàn thiện thủ tục nhập cảnh Việt Nam.

TẬN TÂM TƯ VẤN – HỖ TRỢ NHANH CHÓNG – ĐỒNG HÀNH TRỌN HÀNH TRÌNH

Điểm khác biệt của NET VIETNAM nằm ở khả năng tư vấn theo nhu cầu thực tế của từng khách hàng. Đặc biệt với doanh nghiệp thường xuyên có nhân sự đi công tác, NET VIETNAM có thể hỗ trợ xây dựng phương án đặt dịch vụ phù hợp với lịch trình, ngân sách và yêu cầu quản lý công tác.

Không chỉ đơn thuần là đặt vé hay đặt phòng, NET VIETNAM hướng đến việc trở thành đối tác đồng hành đáng tin cậy trong mỗi hành trình – giúp khách hàng chủ động kế hoạch, tối ưu thời gian và thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Bạn đang cần đặt vé máy bay, tìm khách sạn, làm visa hoặc chuẩn bị các dịch vụ cho chuyến công tác, du lịch? Hãy liên hệ NET VIETNAM để được tư vấn phương án phù hợp và hỗ trợ nhanh chóng.

📞 Hotline: 093.484.6866
📧 Email: phongve@netvietnam.com.vn
📍 Địa chỉ: Phòng 309, Tòa nhà The One, Số 2 phố Chương Dương Độ, phường Hồng Hà, TP. Hà Nội
🌐 Website: netvietnam.com.vn

NET VIETNAM – Đồng hành cùng bạn, kết nối mọi hành trình.